E-Rechnung kostenlos prüfen

Wann Sie eine E-Rechnung prüfen sollten

Beim Empfang. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen annehmen können. Was als ZUGFeRD-PDF oder XRechnung ankommt, ist aber nicht automatisch gültig: ein fehlendes Pflichtfeld oder ein Formatfehler fällt erst auf, wenn die Buchhaltungssoftware die Datei ablehnt oder der Vorsteuerabzug hinterfragt wird. Ein kurzer Check vor dem Buchen spart die Rückfrage beim Lieferanten Wochen später.

Vor dem Versand. Wer E-Rechnungen mit einer Fakturierungssoftware, einem Word-Add-in oder einem Konverter erzeugt, sollte die erste Datei jeder neuen Vorlage einmal gegenprüfen. Öffentliche Auftraggeber weisen fehlerhafte XRechnungen im Portal ab (Leitweg-ID finden), Geschäftskunden schicken sie zurück – beides kostet Zahlungsziel.

Bei Unsicherheit, was das überhaupt ist. Sieht aus wie ein normales PDF, heißt aber „E-Rechnung"? Der Validator sagt Ihnen in Sekunden, ob XML eingebettet ist, welches Profil die Datei hat und was drinsteht – ohne dass Sie das XML selbst öffnen müssen (XRechnung öffnen).

So funktioniert die Prüfung

Sie laden die Datei oben hoch. Bei einem PDF extrahieren wir das eingebettete XML (ZUGFeRD, Factur-X oder XRechnung-Hybrid), bei einer XML-Datei nehmen wir sie direkt – eine XRechnung in UBL-Syntax wird vorher nach CII übersetzt. Dann läuft die Validierung gegen das offizielle XML-Schema der EN 16931 – dieselbe Prüfung, die auch Rechnungseingangsportale als ersten Schritt machen. Das Ergebnis zeigt das erkannte Profil (etwa EN 16931, Extended oder XRechnung), Rechnungsnummer, Datum, Aussteller und Beträge sowie bei Fehlern die betroffenen XML-Elemente. Dauer: unter zwei Sekunden.

Was der Validator bewusst nicht tut: Er prüft keine Geschäftsregeln (Schematron) und keine Prüfziffern, und er speichert nichts. Die Datei liegt nur für den Moment der Prüfung im Arbeitsspeicher.

Die vier häufigsten Ergebnisse – und was sie bedeuten

• Gültig, Profil EN 16931 oder XRechnung. Die Datei erfüllt das Schema. Für Geschäftskunden ist ZUGFeRD EN 16931 das übliche Profil, für Behörden XRechnung mit Leitweg-ID (ZUGFeRD oder XRechnung?).
• Keine E-Rechnung. Das PDF enthält kein XML – rechtlich eine „sonstige Rechnung". Für die E-Rechnungspflicht reicht das nicht; PDF in ZUGFeRD umwandeln ergänzt die Daten, das PDF bleibt optisch gleich.
• Schema-Prüfung fehlgeschlagen. Meist fehlt ein Pflichtelement (Käuferreferenz, Zahlungsbedingung, Steuerkategorie) oder ein Datum hat das falsche Format. Die Fehlerliste nennt das Element; beim Ersteller nachfragen oder die Rechnung neu erzeugen.
• Datei konnte nicht verarbeitet werden. Die Datei ist beschädigt, das PDF ist kein PDF/A-3 mit eingebettetem XML, oder das XML ist keine Rechnung nach EN 16931 (etwa eine Bestellung oder ein Lieferschein).

Prüfen ist kostenlos – Erzeugen fast

Der Validator bleibt dauerhaft kostenlos, weil er Ihnen beim Empfang von E-Rechnungen hilft und dafür keine KI-Rechenzeit braucht. Müssen Sie selbst eine E-Rechnung aus einem PDF erzeugen, übernimmt das der Konverter: Hochladen, Daten prüfen, validierte Datei laden – bezahlt wird nur der Download, ohne Abo.