PDF in XRechnung umwandeln

XRechnung statt PDF – warum das PDF nicht reicht

Die XRechnung ist das Format der öffentlichen Verwaltung in Deutschland. Anders als ZUGFeRD ist sie kein PDF, sondern eine reine XML-Datei. Bund und Länder nehmen seit 2020 keine Papier- oder PDF-Rechnungen mehr an, sondern nur E-Rechnungen über ihre Rechnungseingangsportale (ZRE, OZG-RE und die Landesportale). Wer dort ein PDF einreicht, bekommt es zurück.

Das PDF ist trotzdem nicht wertlos: Es enthält alle Daten, die in die XRechnung gehören. Der Konverter liest sie aus und baut daraus die XML-Datei – Sie müssen nichts abtippen.

So wandeln Sie ein PDF in eine XRechnung um

1. PDF hochladen. Rechnung ins Feld oben ziehen. Registrierung ist nicht nötig.

2. Daten prüfen und Leitweg-ID eintragen. Die KI füllt das Prüfformular mit den erkannten Rechnungsdaten vor. Für die XRechnung kommen Pflichtangaben hinzu, die auf einem normalen PDF meist fehlen:

• die Leitweg-ID des Empfängers – sie steht in der Bestellung oder im Auftrag, sonst beim Auftraggeber erfragen (Leitweg-ID finden);
• die IBAN des Rechnungsstellers sowie je eine E-Mail-Adresse von Rechnungssteller und Empfänger.

3. Validieren und herunterladen. Das XML wird erzeugt und gegen das EN-16931-Schema geprüft. Die Datei ist eine XRechnung 3.0 in CII-Syntax (UN/CEFACT Cross Industry Invoice) – eine der beiden Syntaxen, die der XRechnung-Standard neben UBL zulässt. Sie erhalten beides: die reine XRechnung-XML, die Sie im Portal des Auftraggebers einreichen, und Ihr Original-PDF mit demselben XML eingebettet.

Leitweg-ID, Portale, Einreichung – die drei Stolpersteine

Leitweg-ID. Ohne sie ist die XRechnung unvollständig und wird vom Portal abgewiesen. Sie besteht aus Grobadressierung, optionaler Feinadressierung und Prüfziffer (z. B. 04011000-1234512345-06). Der Konverter prüft, dass das Feld ausgefüllt ist – die Prüfziffer selbst kontrolliert erst das Portal. Tragen Sie die ID deshalb exakt so ein, wie der Auftraggeber sie nennt.

Das richtige Portal. Bundesbehörden nutzen die ZRE, viele Bundes- und Landesstellen die OZG-RE, einige Länder eigene Portale. Welches Portal gilt, steht in der Regel in der Auftragsbestätigung. Die XRechnung-Datei ist für alle Portale dieselbe.

Anhang. Manche Auftraggeber möchten das ursprüngliche PDF zusätzlich sehen. Die XRechnung erlaubt eingebettete Anhänge; unser Konverter geht den umgekehrten Weg und liefert Ihnen neben der XML auch Ihr Original-PDF mit dem XRechnung-XML als eingebettete Datei – für Auftraggeber, die neben den Daten die gewohnte Rechnungsansicht wünschen. Wie Sie die XML selbst lesbar machen, zeigt der Ratgeber XRechnung öffnen; die Kerndaten im Klartext liefert auch unser kostenloser Validator.

Kosten und Datenschutz

Hochladen, Auslesen und Validieren sind kostenlos. Der Download der fertigen XRechnung kostet 1,99 € zzgl. USt (2,37 € brutto), ohne Abo und mit Rechnung inklusive USt-Ausweis. Dateien werden 24 Stunden nach dem Upload gelöscht; die Verarbeitung läuft auf Servern in Deutschland, die Datenerkennung über die Claude API von Anthropic ohne Training mit Ihren Daten.

ZUGFeRD oder XRechnung – was der Empfänger verlangt

Faustregel: Geschäftskunden → ZUGFeRD (Hybrid-PDF, für Menschen und Software lesbar), Behörden → XRechnung (reines XML mit Leitweg-ID). Beides erfüllt die EN 16931 und damit die E-Rechnungspflicht. Wenn Ihr Kunde ein Unternehmen ist und nichts Bestimmtes verlangt, nehmen Sie PDF in ZUGFeRD umwandeln. Den ausführlichen Vergleich finden Sie im Ratgeber ZUGFeRD oder XRechnung?