ZUGFeRD-Rechnung aus Word oder Excel erstellen

Warum das Word-PDF allein nicht mehr reicht

Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931 – XML, das Buchhaltungssoftware ohne Abtippen verarbeiten kann. Ein PDF aus Word oder Excel ist nur ein Bild dieser Daten. Bis Ende 2026 dürfen Sie es im B2B-Geschäft noch mit Zustimmung des Empfängers verschicken, ab 2027 bzw. 2028 nicht mehr (alle Fristen). Schon heute schicken große Einkaufsabteilungen einfache PDFs zurück. Die Hintergründe erklärt der Ratgeber Rechnung in Word oder Excel schreiben – reicht das?; diese Seite hier ist der Weg, es zu lösen.

So wird aus Ihrer Word- oder Excel-Rechnung eine ZUGFeRD-Rechnung

1. Rechnung schreiben wie immer. In Ihrer Vorlage, mit Ihrem Logo, Ihrer Nummernlogik, Ihren Zahlungsbedingungen. Dann „Speichern als PDF" bzw. „Exportieren" – in Word, Excel, LibreOffice oder Pages.

2. PDF hochladen. Ins Feld oben ziehen. Die KI liest die Rechnung aus und füllt ein Prüfformular vor: Rechnungsnummer, Datum, Absender und Empfänger, Positionen mit Menge, Einzelpreis und Steuersatz, Netto, Steuer, Brutto. Sie kontrollieren die Werte – bei einer sauberen Vorlage ist das ein Blick von zehn Sekunden.

3. ZUGFeRD erzeugen und herunterladen. Die Rechnungsdaten werden als XML in Ihr PDF eingebettet und die Datei bekommt die PDF/A-3-Kennzeichnung, die ZUGFeRD verlangt. Vor dem Download prüfen wir gegen das offizielle Schema und die Geschäftsregeln der EN 16931. Erst wenn beides besteht, ist der Download frei. Das Ergebnis schicken Sie per E-Mail wie bisher.

Was Ihre Vorlage enthalten sollte

Die Umwandlung kann nur einbetten, was auf der Rechnung steht. Für eine gültige E-Rechnung braucht es die üblichen Pflichtangaben nach § 14 UStG – und zwei Dinge, die auf Word-Rechnungen oft fehlen:

• Leistungs- oder Lieferdatum, nicht nur das Rechnungsdatum („Leistungszeitraum: Juni 2026" reicht).
• Steuersatz je Position oder ein eindeutiger Hinweis, wenn alles zum selben Satz läuft. Bei Steuerbefreiung (z. B. Kleinunternehmerregelung) den Grund nennen – im Prüfformular wählen Sie ihn dann aus.
• Zahlungsbedingung mit Fälligkeitsdatum und Ihre IBAN – beides erwarten die Geschäftsregeln.
• Eine E-Mail-Adresse von Ihnen und – falls bekannt – vom Kunden.

Fehlt etwas, sehen Sie es im Prüfformular und tragen es dort nach; die Vorlage können Sie beim nächsten Mal ergänzen.

Excel-Rechnungen: ein Sonderfall

Excel-Vorlagen rechnen die Summen selbst – und runden manchmal anders als die EN 16931 es erwartet (Positionsbetrag gerundet, dann summiert). Das Prüfformular rechnet die Summen aus den Positionen nach und weist auf Cent-Abweichungen hin; die Umwandlung schreibt eine solche Abweichung als Rundungsbetrag ins XML, damit die Datei gültig bleibt. Sie müssen an der Excel-Datei also nichts ändern.

Was der Weg kostet – und was Sie sich sparen

• Hochladen, Auslesen, Prüfformular, Validierung: kostenlos.
• Download der ZUGFeRD-Datei: 1,99 € zzgl. USt (2,37 € brutto) pro Rechnung, ohne Abo, ohne Konto.
• Dagegen: Fakturierungssoftware ab 10–30 € im Monat plus Einarbeitung und Datenübernahme – für ein paar Rechnungen im Monat lohnt sich das nicht. Ab etwa 20 Rechnungen monatlich sind Credit-Pakete und die Stapel-Konvertierung der Mittelweg.

Verwandte Wege

• Rechnung an eine Behörde? Dann XRechnung erstellen ohne Software – gleicher Ablauf, anderes Zielformat mit Leitweg-ID.
• Sie sind Kleinunternehmer ohne USt-Ausweis? E-Rechnung als Kleinunternehmer erstellen.
• Sie haben schon ein PDF und wollen nur umwandeln: PDF in ZUGFeRD umwandeln.