XRechnung erstellen ohne Software
Der erste Auftrag von einer Behörde, Kommune oder Hochschule – und in der Auftragsbestätigung steht „Rechnungsstellung ausschließlich als XRechnung". Dafür brauchen Sie keine E-Rechnungs-Software: Laden Sie Ihr gewohntes Rechnungs-PDF oben hoch, tragen Sie die Leitweg-ID ein und laden Sie die fertige, validierte XRechnung herunter. Prüfen ist kostenlos, bezahlt wird nur der Download.
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Was eine XRechnung ist – und warum Ihr PDF nicht angenommen wird
Die XRechnung ist der deutsche Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber: kein PDF, sondern eine reine XML-Datei nach EN 16931 mit einigen deutschen Zusatzregeln. Bund und Länder nehmen seit 2020 nur noch dieses Format über ihre Rechnungseingangsportale an. Ein PDF wird abgewiesen – nicht aus Prinzip, sondern weil das Portal die Daten automatisch weiterverarbeitet und ein PDF dafür keine Daten hat. Die Daten stehen aber alle auf Ihrem PDF; der Konverter liest sie aus und baut daraus die XRechnung.
XRechnung erstellen in drei Schritten
1. Rechnungs-PDF hochladen. Schreiben Sie die Rechnung, wie Sie es immer tun, und exportieren Sie sie als PDF. Ins Feld oben ziehen – die KI liest Rechnungsnummer, Datum, Absender, Empfänger, Positionen, Steuersätze und Beträge aus.
2. Prüfformular ausfüllen. Die erkannten Werte kontrollieren und die Angaben ergänzen, die auf einer normalen Rechnung fehlen, in der XRechnung aber Pflicht sind: die Leitweg-ID (wo Sie sie finden), Ihre IBAN, je eine E-Mail-Adresse von Ihnen und vom Auftraggeber sowie das Fälligkeitsdatum. Das Formular lässt kein Pflichtfeld aus.
3. Validieren und herunterladen. Die XRechnung 3.0 (CII-Syntax) wird erzeugt und gegen Schema und Geschäftsregeln geprüft – inklusive der deutschen BR-DE-Regeln, an denen selbstgebaute Dateien meist scheitern. Sie erhalten die XML-Datei fürs Portal und zusätzlich Ihr Original-PDF mit demselben XML eingebettet, falls der Auftraggeber die gewohnte Ansicht wünscht.
Die drei Stolpersteine beim ersten Behördenauftrag
- Leitweg-ID falsch oder fehlend. Sie besteht aus Grobadressierung, optionaler Feinadressierung und Prüfziffer (z. B.
04011000-1234512345-06). Tragen Sie sie exakt so ein, wie der Auftraggeber sie nennt – die Prüfziffer kontrolliert erst das Portal. - Falsches Portal. Bundesbehörden nutzen die ZRE, viele Landesstellen die OZG-RE, einige Länder eigene Portale. Die Datei ist überall dieselbe, die Registrierung nicht – die kostet beim ersten Mal ein paar Minuten.
- Bestellnummer vergessen. Viele Auftraggeber verlangen zusätzlich ihre Bestell- oder Auftragsnummer in der Rechnung. Das Feld gibt es im Prüfformular; steht sie auf dem PDF, wird sie erkannt.
Wann sich Software lohnt – und wann nicht
Wer regelmäßig für öffentliche Auftraggeber arbeitet und Dutzende XRechnungen im Monat stellt, sollte mittelfristig eine Fakturierungssoftware mit XRechnung-Export einsetzen oder die Stapel-Konvertierung nutzen. Für den gelegentlichen Auftrag – ein Gutachten, ein Workshop, eine Reparatur für die Gemeinde – ist die Einzelumwandlung der schnellste Weg: keine Einrichtung, keine Grundgebühr, 1,99 € zzgl. USt pro Rechnung, und Sie sind in fünf Minuten fertig.
Verwandte Wege
- Rechnung an einen Geschäftskunden statt an eine Behörde? Dann meist ZUGFeRD: PDF in ZUGFeRD umwandeln. Den Unterschied erklärt ZUGFeRD oder XRechnung?
- Sie schreiben in Word oder Excel? So bleibt die Vorlage nutzbar.
- Sie haben eine XRechnung erhalten und wollen sie lesen? E-Rechnung kostenlos prüfen zeigt die Kerndaten im Klartext.
Häufige Fragen zur XRechnung ohne Software
Brauche ich wirklich keine Software?
Nein. Sie brauchen ein Rechnungs-PDF – aus Word, Excel, Ihrem Rechnungsprogramm, egal woher – und einen Browser. Es wird nichts installiert, kein Konto angelegt, kein Abo abgeschlossen.
Woher bekomme ich die Leitweg-ID?
Vom Auftraggeber. Sie steht in der Bestellung, im Vertrag oder auf dessen Lieferantenseite; wenn nicht, fragen Sie in der Rechnungsstelle nach. Ohne Leitweg-ID nimmt kein Portal die XRechnung an.
Welche Angaben verlangt die XRechnung zusätzlich?
Leitweg-ID (als Käuferreferenz), Ihre IBAN, je eine E-Mail-Adresse von Ihnen und vom Auftraggeber sowie Fälligkeitsdatum oder Zahlungsbedingung. Das Prüfformular fragt genau diese Felder ab und lässt Sie nicht ohne sie weiter.
Wie reiche ich die XRechnung ein?
Im Rechnungseingangsportal des Auftraggebers – ZRE für Bundesbehörden, OZG-RE für viele Bundes- und Landesstellen, sonst das Landesportal. Dort laden Sie die XML-Datei hoch; manche Portale nehmen sie auch per E-Mail an. Welches Portal gilt, steht in der Auftragsbestätigung.
Ist die Datei sicher gültig?
Vor dem Download prüfen wir gegen das XML-Schema und die Geschäftsregeln der EN 16931 einschließlich der deutschen XRechnung-Regeln – mit demselben KoSIT-Validator, den die Portale einsetzen. Eine Datei, die diese Prüfung nicht besteht, können Sie bei uns nicht kaufen.
Was kostet eine XRechnung?
Hochladen, Auslesen und Prüfen sind kostenlos; der Download kostet 1,99 € zzgl. USt (2,37 € brutto). Für einen einzelnen Behördenauftrag ist das günstiger als jede Software.