PDF in ZUGFeRD umwandeln

So wandeln Sie ein PDF in ZUGFeRD um – in drei Schritten

1. PDF hochladen. Ziehen Sie die Rechnung in das Feld oben oder klicken Sie darauf. Es funktioniert mit jedem Rechnungs-PDF – egal ob aus Word, Excel, einer Buchhaltungssoftware oder einem Warenwirtschaftssystem exportiert. Eine Registrierung ist für Einzelrechnungen nicht nötig.

2. Daten prüfen. Unsere KI liest die Rechnung aus und füllt ein Prüfformular vor: Rechnungsnummer, Datum, Absender und Empfänger, Positionen, Steuersätze, Beträge. Sie kontrollieren die Werte und korrigieren, falls etwas nicht stimmt – meist geht es um ein Feld, das auf dem PDF unüblich platziert war.

3. Validieren und herunterladen. Mit einem Klick wird das XML nach EN 16931 erzeugt, in Ihr PDF eingebettet und gegen das offizielle Schema geprüft. Erst wenn die Prüfung besteht, wird der Download freigeschaltet. Das Ergebnis ist Ihr Original-PDF mit unsichtbar eingebetteten Rechnungsdaten – Ihr Kunde sieht keinen Unterschied, seine Buchhaltungssoftware liest die Daten automatisch ein.

Der ganze Vorgang dauert etwa zwei Minuten.

Was bei der Umwandlung mit Ihrem PDF passiert

ZUGFeRD ist ein Hybridformat: ein PDF, das zusätzlich eine XML-Datei mit denselben Rechnungsdaten enthält. Bei der Umwandlung wird Ihr PDF nicht neu gesetzt und nicht verändert – es bekommt lediglich das XML als Anhang und dabei die PDF/A-3-Kennzeichnung, die die ZUGFeRD-Spezifikation verlangt. Layout, Logo, Schriften und Seitenzahl bleiben, wie sie sind.

Wir erzeugen das ZUGFeRD-Profil EN 16931 (früher „Comfort"). Das ist das Profil, das Geschäftskunden für die E-Rechnungspflicht benötigen und das jede gängige Buchhaltungs- und ERP-Software liest. ZUGFeRD ab Version 2 ist technisch identisch mit dem französischen Factur-X – Ihre Datei ist damit auch für Empfänger in Frankreich verwendbar.

Was der Konverter kostet – und was nicht

• Hochladen, Auslesen, Prüfformular, Validierung: kostenlos. Sie sehen das vollständige Ergebnis der Prüfung, bevor Sie sich entscheiden.
• Download der fertigen ZUGFeRD-Datei: 1,99 € zzgl. USt (2,37 € brutto) pro Rechnung. Ohne Abo, ohne Grundgebühr, ohne Mindestabnahme. Sie erhalten eine Rechnung mit USt-Ausweis.
• Vielnutzer sparen mit Credit-Paketen und nutzen die Stapel-Konvertierung für bis zu 50 PDFs auf einmal.

Wir versprechen keine kostenlose Umwandlung, weil wir jede Datei mit KI auslesen und validieren – das kostet Rechenzeit. Dafür bekommen Sie eine geprüfte Datei statt einer, die beim Empfänger in der Fehlerliste landet.

Datenschutz: Was mit Ihrer Rechnung passiert

Die Verarbeitung läuft auf Servern in Deutschland. Für die automatische Datenerkennung wird das Dokument an die Claude API von Anthropic übermittelt; Ihre Daten werden dort nicht zum Training verwendet. Hochgeladene PDFs und erzeugte Dateien werden 24 Stunden nach dem Upload automatisch und unwiderruflich gelöscht. Es wird kein Konto benötigt, es sei denn, Sie kaufen ein Credit-Paket – dann ohne Passwort, per Anmeldelink an Ihre E-Mail-Adresse.

Für wen sich die Einzelumwandlung eignet

• Unternehmen mit wenigen Ausgangsrechnungen im Monat, die keine E-Rechnungs-Software anschaffen wollen.
• Freiberufler und Kleinunternehmer, die ihre Rechnungen weiter in Word oder Excel schreiben – und nur den letzten Schritt zur E-Rechnung brauchen (ZUGFeRD aus Word oder Excel erstellen). Kleinunternehmer ohne USt-Ausweis: E-Rechnung als Kleinunternehmer erstellen.
• Alle, die ab 2027 oder 2028 ausstellen müssen und bis dahin keine Systemumstellung planen (Fristen der E-Rechnungspflicht).
• Behördenrechnungen? Dafür verlangen öffentliche Auftraggeber meist eine XRechnung mit Leitweg-ID → PDF in XRechnung umwandeln.

Wenn Sie regelmäßig Dutzende Rechnungen umwandeln, ist die Stapel-Konvertierung günstiger und schneller.