E-Rechnung als Kleinunternehmer erstellen
Sie nutzen die Kleinunternehmerregelung, schreiben Ihre Rechnungen ohne Umsatzsteuer – und ein Kunde will plötzlich eine E-Rechnung? Sie müssen sie nicht ausstellen, aber Sie können: Laden Sie Ihr gewohntes Rechnungs-PDF oben hoch, wählen Sie „Kleinunternehmer § 19 UStG" als Steuerbefreiung und laden Sie die fertige ZUGFeRD-Rechnung herunter. Prüfen ist kostenlos, bezahlt wird nur der Download.
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Befreit – aber nicht aus dem Spiel
Die E-Rechnungspflicht nimmt Kleinunternehmer ausdrücklich aus: Wer § 19 UStG nutzt, darf dauerhaft Papier oder einfaches PDF verschicken. Zwei Dinge gelten trotzdem: Seit 2025 müssen Sie E-Rechnungen empfangen und aufbewahren können, und größere Kunden stellen ihre Eingangsbuchhaltung komplett auf strukturierte Rechnungen um – dann kommt die Bitte „Schicken Sie uns das bitte als E-Rechnung", manchmal als Bedingung für die Zahlung. Die rechtliche Seite erklärt der Ratgeber E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer; hier geht es darum, die Rechnung dann in zwei Minuten zu liefern.
So erstellen Sie die E-Rechnung ohne Umsatzsteuer
1. Rechnung wie gewohnt schreiben. Word, Excel, Rechnungsvorlage – wichtig ist der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung, Ihre Steuernummer und die üblichen Pflichtangaben. Als PDF exportieren und oben hochladen.
2. Prüfformular kontrollieren. Die KI füllt die Felder aus dem PDF vor. Unter „Steuerbefreiung" wählen Sie Kleinunternehmer § 19 UStG – damit bekommen alle Positionen die Steuerkategorie „befreit" mit dem vorgeschriebenen Grund. Steuersatz 0 % ohne Befreiungsgrund wäre ein Regelverstoß; genau das fängt die Auswahl ab.
3. Format wählen, validieren, herunterladen. ZUGFeRD für Geschäftskunden (Ihr PDF bleibt sichtbar, die Daten stecken drin), XRechnung für Behörden (mit Leitweg-ID). Vor dem Download prüfen wir gegen Schema und Geschäftsregeln der EN 16931 – eine Datei, die beim Kunden in der Fehlerliste landet, kaufen Sie bei uns nicht.
Worauf es bei Kleinunternehmer-Rechnungen ankommt
- Befreiungsgrund statt 0 %. Die EN 16931 unterscheidet zwischen „Steuersatz 0 %" und „steuerbefreit mit Grund". Für § 19 ist Letzteres richtig – das Prüfformular setzt es automatisch, wenn Sie die Kleinunternehmerregelung wählen.
- Steuernummer oder USt-IdNr. Eine von beiden muss drinstehen. Die KI erkennt sie, wenn sie auf dem PDF steht.
- Brutto = Netto. Die Summen müssen ohne Steueranteil aufgehen; das Formular rechnet nach und meldet Abweichungen.
- Leistungsdatum und Fälligkeit gehören auch in Kleinunternehmer-Rechnungen – die Geschäftsregeln verlangen sie unabhängig von der Steuer.
Software oder Einzelumwandlung?
Bei wenigen Rechnungen im Monat ist eine E-Rechnungs-Software für Kleinunternehmer selten sinnvoll: Abo, Einarbeitung und Datenübernahme stehen in keinem Verhältnis zu zwei oder drei E-Rechnungs-Anfragen im Jahr. Die Einzelumwandlung kostet 1,99 € zzgl. USt pro Rechnung, ohne Grundgebühr – und nur dann, wenn ein Kunde tatsächlich eine E-Rechnung will. Alle anderen Rechnungen verschicken Sie weiter als PDF.
Verwandte Wege
- Sie schreiben in Word oder Excel: ZUGFeRD aus Word oder Excel erstellen.
- Der Kunde ist eine Behörde: XRechnung erstellen ohne Software.
- Sie haben eine E-Rechnung bekommen und wollen wissen, was drinsteht: E-Rechnung kostenlos prüfen.
Häufige Fragen zur E-Rechnung für Kleinunternehmer
Muss ich als Kleinunternehmer überhaupt E-Rechnungen ausstellen?
Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind dauerhaft davon befreit – auch nach 2028. Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen aber, und wenn ein Geschäftskunde eine E-Rechnung verlangt, ist es einfacher, sie zu liefern, als die Diskussion zu führen.
Wie kommt die Kleinunternehmerregelung in die E-Rechnung?
Als Steuerbefreiung mit Befreiungsgrund. Im Prüfformular wählen Sie „Kleinunternehmer § 19 UStG"; das XML bekommt dann die Steuerkategorie „befreit" und den Hinweistext „Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG". Die Beträge bleiben ohne Steuer, genau wie auf Ihrem PDF.
Brauche ich eine USt-IdNr.?
Nein, die Steuernummer reicht. Eine der beiden Angaben ist Pflicht auf jeder Rechnung – auch ohne Umsatzsteuer.
Was ist mit Rechnungen unter 250 €?
Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto brauchen nie eine E-Rechnung. Das gilt für alle Unternehmen, nicht nur für Kleinunternehmer.
ZUGFeRD oder XRechnung?
Für Geschäftskunden ZUGFeRD – das PDF bleibt lesbar, die Daten sind eingebettet. Für Behörden XRechnung mit Leitweg-ID. Beides erzeugen Sie aus demselben PDF; das Zielformat wählen Sie im Prüfformular.
Was kostet das für mich?
Hochladen, Auslesen und Prüfen sind kostenlos, der Download kostet 1,99 € zzgl. USt (2,37 € brutto) pro Rechnung. Kein Abo, kein Konto. Bei zwei, drei Anfragen im Jahr sind das ein paar Euro – kein Vergleich zu einer Rechnungssoftware.