ZUGFeRD oder XRechnung – welches Format brauchen Sie?

Kurzfassung: Beide Formate erfüllen die E-Rechnungspflicht, denn beide basieren auf derselben Norm EN 16931. Der Unterschied liegt in der Verpackung: ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebettetem XML (hybrid), die XRechnung ist reines XML. Faustregel: Geschäftskunden → ZUGFeRD, Behörden → XRechnung.

ZUGFeRD: das Hybrid-Format

Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht aus wie Ihre gewohnte PDF-Rechnung – Logo, Layout, alles bleibt. Zusätzlich steckt im PDF eine unsichtbare XML-Datei mit sämtlichen Rechnungsdaten in strukturierter Form. Ihr Kunde kann die Rechnung also ganz normal lesen und seine Buchhaltungssoftware kann sie automatisch verarbeiten. Ab Version 2.0.1 im Profil EN 16931 (auch „Comfort" genannt) gilt ZUGFeRD als vollwertige E-Rechnung im Sinne der Pflicht.

• Vorteil: Für Menschen und Maschinen gleichermaßen lesbar – ideal im B2B-Alltag, keine Umgewöhnung beim Empfänger.
• Profile: EN 16931/Comfort ist der Standard; Extended erlaubt zusätzliche Detailangaben (z. B. komplexe Lieferstrukturen).

XRechnung: der Standard der Verwaltung

Die XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne PDF-Ansicht – entwickelt für die öffentliche Verwaltung. Bund, Länder und Kommunen verlangen sie bei Aufträgen ab bestimmten Schwellenwerten, eingereicht über Portale wie die ZRE oder OZG-RE. Pflichtangabe ist hier die Leitweg-ID: eine Kennung (z. B. 04011000-1234512345-06), die die Rechnung innerhalb der Verwaltung zum richtigen Amt leitet. Sie erhalten die Leitweg-ID von Ihrem öffentlichen Auftraggeber.

Praktisch: Es gibt auch ZUGFeRD-Dateien im XRechnung-Profil – ein PDF, dessen eingebettetes XML die XRechnungs-Anforderungen erfüllt. Viele Portale akzeptieren das XML daraus direkt.

Direkter Vergleich

	ZUGFeRD (EN 16931)	XRechnung
Dateiform	PDF mit eingebettetem XML	Reines XML
Für Menschen lesbar	Ja, wie gewohnt	Nur mit Viewer
Typischer Empfänger	Geschäftskunden (B2B)	Behörden, öffentliche Auftraggeber
Leitweg-ID	Nicht erforderlich	Pflicht
Erfüllt E-Rechnungspflicht	Ja	Ja

Welches Format sollten Sie wählen?

1. Rechnung an eine Firma? ZUGFeRD im Profil EN 16931 – Ihr Kunde bekommt ein gewohntes PDF, seine Software das XML.
2. Rechnung an eine Behörde? XRechnung mit Leitweg-ID – fragen Sie die ID beim Auftraggeber an.
3. Unsicher? ZUGFeRD ist der sichere Default im B2B; auf XRechnung wechseln Sie nur, wenn sie ausdrücklich verlangt wird.

Unser Konverter erzeugt beide Varianten aus Ihrem bestehenden Rechnungs-PDF – so funktioniert die Umwandlung Schritt für Schritt. Welche Fristen für Sie gelten, lesen Sie im Fristen-Überblick zur E-Rechnungspflicht.