XRechnung erhalten – so öffnen und lesen Sie die XML-Datei

Kurzfassung: Eine XRechnung kommt als reine XML-Datei – öffnen Sie sie im Editor, sehen Sie nur Code. Zum Lesen brauchen Sie einen Viewer, der aus dem XML wieder eine gewohnte Rechnungsansicht macht. Bei ZUGFeRD-Rechnungen ist das nicht nötig: Dort öffnen Sie einfach das PDF.

Warum die XRechnung „unlesbar" aussieht

Die XRechnung wurde für Maschinen gebaut: Buchhaltungssysteme lesen die strukturierten Daten (Beträge, Steuersätze, Positionen) direkt aus dem XML. Eine menschenfreundliche Ansicht ist schlicht nicht Teil der Datei – anders als beim Hybrid-Format ZUGFeRD, das PDF und XML kombiniert. Wenn Ihnen also ein Lieferant eine .xml-Datei schickt, ist nichts kaputt – es fehlt nur der passende Betrachter.

So öffnen Sie eine XRechnung

1. Schnell prüfen ohne Installation: Laden Sie die XML-Datei in unseren kostenlosen E-Rechnungs-Validator – er zeigt Ihnen die Kerndaten (Aussteller, Rechnungsnummer, Beträge) an und prüft gleich mit, ob die Datei formal gültig ist. Die Datei wird dabei nicht gespeichert.
2. Kostenlose Viewer-Programme: Der Open-Source-Viewer Quba (Windows/macOS/Linux, vom FeRD-Umfeld) stellt XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien als formatierte Rechnung dar. Auch viele Buchhaltungsprogramme (DATEV, Lexware & Co.) zeigen E-Rechnungen inzwischen direkt an.
3. Ihre Buchhaltungssoftware: Wenn Sie ohnehin eine nutzen, importieren Sie die XML dort – das ist der vorgesehene Weg, denn dann sind die Daten gleich verbucht.

Und wenn es eine ZUGFeRD-Datei ist?

Endet die Datei auf .pdf, handelt es sich vermutlich um eine ZUGFeRD-Rechnung: Einfach mit jedem PDF-Reader öffnen und wie gewohnt lesen – das XML steckt unsichtbar mit drin und ist nur für die Software Ihres Steuerberaters oder Buchhaltungssystems gedacht. Ob ein PDF wirklich eingebettetes XML enthält (und damit als E-Rechnung zählt), verrät Ihnen ebenfalls der Validator in Sekunden.

Drei Dinge, die Empfänger wissen sollten

• Das XML ist das Original. Rechtlich maßgeblich sind die strukturierten Daten – nicht ein Ausdruck oder Screenshot der Ansicht. Archivieren Sie deshalb immer die Originaldatei (so geht GoBD-konforme Archivierung).
• Nicht abtippen. Wer die XML-Werte von Hand in die Buchhaltung überträgt, verschenkt den Sinn der E-Rechnung und riskiert Übertragungsfehler.
• Empfangen können ist Pflicht. Seit 2025 darf Ihnen jeder Geschäftspartner E-Rechnungen schicken – ein E-Mail-Postfach genügt, ablehnen dürfen Sie sie nicht (Details zu den Fristen).