Rechnung in Word oder Excel schreiben – reicht das für die E-Rechnungspflicht?

Kurzfassung: Eine in Word oder Excel geschriebene Rechnung, als PDF exportiert und per E-Mail verschickt, ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes – auch wenn sie elektronisch unterwegs ist. Ihre Vorlage müssen Sie deshalb trotzdem nicht wegwerfen: Das fertige PDF lässt sich in eine gültige E-Rechnung umwandeln.

Warum das Word-PDF nicht reicht

Die E-Rechnungspflicht verlangt einen strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz nach der Norm EN 16931 – also XML, das Buchhaltungssoftware automatisch verarbeiten kann. Ein PDF aus Word oder Excel ist dagegen nur ein digitales Abbild: Ein Mensch kann es lesen, eine Software kann Beträge, Steuersätze und Positionen daraus nicht zuverlässig übernehmen. Deshalb stuft das Gesetz solche PDFs als „sonstige Rechnung" ein – mit klaren Konsequenzen (alle Fristen im Überblick):

• Bis Ende 2026 dürfen Sie PDF-Rechnungen im B2B-Geschäft nur noch mit Zustimmung des Empfängers verschicken.
• Ab 2027 (über 800.000 € Vorjahresumsatz) bzw. ab 2028 (alle) muss es eine echte E-Rechnung sein.
• Schon heute weisen große Einkaufsabteilungen einfache PDFs zunehmend zurück.

Ihre Optionen im Vergleich

So bleibt Ihre Word-/Excel-Vorlage nutzbar

1. Rechnung wie gewohnt in Word oder Excel schreiben und als PDF exportieren – Layout, Logo und Aufbau bleiben exakt Ihre.
2. Das PDF auf pdf-zugferd.de hochladen – die KI liest Rechnungsnummer, Positionen, Beträge und Steuersätze aus und füllt ein Prüfformular vor.
3. Kurz kontrollieren, Format wählen (ZUGFeRD für Firmen, XRechnung für Behörden) – fertig ist das Hybrid-PDF: außen Ihre gewohnte Rechnung, innen das vorgeschriebene XML, validiert nach EN 16931.

Der Empfänger sieht weiterhin Ihre vertraute Rechnung – seine Buchhaltungssoftware bekommt gleichzeitig die strukturierten Daten. Die ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie hier.

Worauf Sie in der Vorlage achten sollten

Damit die Umwandlung reibungslos läuft, sollte Ihre Word-/Excel-Rechnung alle Pflichtangaben sauber enthalten: fortlaufende Rechnungsnummer, Rechnungs- und Leistungsdatum, vollständige Anschriften, Ihre Steuernummer oder USt-IdNr., Positionen mit Menge und Einzelpreis, Steuersatz und -betrag. Fehlt etwas, merken Sie es spätestens im Prüfformular – besser ist, die Vorlage einmal sauber aufzusetzen.

Übrigens: Auch als Kleinunternehmer dürfen Sie dauerhaft bei Word + PDF bleiben – bis ein Geschäftskunde ausdrücklich eine E-Rechnung verlangt. Dann sind Sie mit dem Umwandlungsweg in zwei Minuten lieferfähig.